Документы перейти к списку

Документы в инвентаризации используются для привязки к другим объектам. Можно их заводить и без привязки, но если привязать к рабочему месту счет, по которому оно приобретено, и транспортную накладную, или к вводу интернет привязать договор и бланк заказа на подключение тарифа — то жизнь сильно упрощается.

Список

Список документов доступен через меню Контрагенты - Документы. Искать документ можно строкой фильтра в каждой колонке, а кнопки быстрых фильтров над таблицей (счета / ТТН / УПД / договоры) сужают список до одного вида документов. Клик на документ — переход к детальному просмотру документа. Клик на карандаш справа — редактирование документа.

Добавление

Hint: Перед добавлением документа обязательно проверьте, что такой документ еще не внесен. Для этого надо сделать поиск по номеру документа (счета, накладной, договора, тикета, ЗНП). Hint: Перед добавлением документа проверьте, что контрагент уже внесен. При необходимости внесите, это очень быстро. Hint: Перед добавлением скана документа проверьте, что все страницы в нем расположены в правильном положении, чтобы, читая документ с сайта, не надо было наклонять голову. Hint: Если есть вариант добавить скан с подписями и пометками или чистый — надо предпочесть с пометками и подписями, т.к. в нем больше информации.

Добавить документ можно кнопкой добавить из окна списка документов — откроется пустая форма редактирования. При создании документа с карточки другого объекта та же форма всплывает модальным окном.

Заполнение удобнее начать с загрузки файла скана — это экономит время: как только появится имя файла, система попробует предзаполнить название документа и дату его начала, разобрав имя файла. Пример удачного имени скана: 2019-07-09 Счет №11000127212 - ЗНП12588232 - Картриджи Чел.PDF Количество файлов-сканов не ограничено, но прикреплять стоит только относящиеся к делу.

Редактирование

Назначение полей описано в подсказках формы, а для некоторых есть отдельные страницы: Название документа, Основной документ, Сумма, в т.ч. НДС, Комментарий.

Если у нас есть цепочка документов (Например Договор -> Счет -> Накладная), то неправильно привязывать к АРМ/оборудованию/лицензиям каждый документ. Лучше выбрать какой-то один. В данном случае Накладная подойдет больше всего, т.к. именно она подтверждает, что это оборудование у нас есть

Просмотр

Карточка документа собрана из блоков:

• шапка — имя, дата, кнопки редактирования и удаления. Пока к документу привязан хотя бы один объект, удаление недоступно (вместо корзины — предупреждение): смысл документа в его привязках;
• грядка ссылок «На основании этого документа создать: …» — самый последовательный способ заведения: сначала документ, затем на его основании объекты (подчинённый документ, оборудование/АРМ, материалы, лицензия, услуга). Всё заведённое так сразу привязано к своему счёту и связанным с ним документам;
• карта связей документов — дерево связей; текущий документ выделен жирным, заменённые показаны серым с зачёркиванием и свёрнуты под плюсиком. Про «заменяет» и «подчинённый» — см. Основной документ;
• привязанные объекты — АРМы, оборудование, лицензии и т.д., прикреплённые к документу.

Удаление

Удалять документ стоит с крайней осторожностью — и сначала стоит понять, зачем. Разберём типовые случаи:

• Документ добавлен ошибочно (счёт не оплачивали, договор не подписали). Такой документ можно и оставить: у него была причина появления. Достаточно приписать к названию «не оплачено».
• Документ потерял действие (перешли на другой договор, тариф и т.п.). Удалять не нужно — привяжите к старому документу новый и поставьте галочку «заменяет». Старый останется для истории.
• Документ ошибочно добавили дважды. Выберите тот, в котором больше информации (наименование, комментарии, контрагенты, привязанные объекты), и перенесите в него всё из дубликата. Убедившись, что вся информация из дубликата уже есть в оригинале, удалите дубликат.

Оповещения

Если в инсталляции включён механизм оповещений, то при смене статуса документа привязанные к нему сотрудники получают письмо «старое → новое» со ссылками на документ и его историю изменений. Так сотрудник, ожидающий закупку по своему документу, видит продвижение по жизненному циклу (новый → … → оборудование получено) без слежки за системой. Очередь писем и отправленное видны администратору в разделе Уведомления.